Het BEL-model

 

Gemeente(n):	Gemeente Blaricum (< 15.000 inwoners), Gemeente Eemnes (< 15.000 inwoners), Gemeente Laren (< 15.000 inwoners)
Jaar van uitgave:	2012
Onderwerpen:	Samenwerking - bedrijfsvoering, Samenwerking - belastingen, Samenwerking - ict, Samenwerking - samenwerkingsmodellen
Type(s):	Presentatie, Website
Waardering:	(2 waarderingen)
Contact:	Marc Roza / Gert-Jan van Baal (Directiesecretaris / Communicatie-adviseur) Telefoon: gert-jan.vanbaal@belcombinatie.nl E-mail:marc.roza@belcombinatie.nl

 

De BEL-combinatie verzorgt de dienstverlening en de totstandkoming en uitvoering van het beleid voor de 3 gemeenten. De drie gemeenten zijn zelfstandig met elk een eigen gemeenteraad en een eigen college van B&W met een kleine groep ambtenaren ter ondersteuning. Een sterk lokaal georiënteerd bestuur, gericht op behoud en versterken van het dorpse karakter. Efficiënt en professioneel georganiseerd. Het voordeel van een kleine gemeente gecombineerd met het voordeel van een grote organisatie. Dat is de BEL Combinatie.

 

 

Beschrijving

 

Aanleiding voor samenwerking: In 2005 is de bestuurskracht van de 3 gemeenten onder de maat bevonden. Daarom hebben de 3 BEL-gemeenten per 1-1-2008 hun samenwerking flink geïntensiveerd met de volgende doelen:
1. Behoud van lokale identiteit en democratisch gelegitimeerd bestuur
2. Versterken bestuurskracht van de eigen organisatie
3. Waarborgen klantgerichte organisatie
4. Waarborgen kwaliteit van de organisatie
5. Realisatie van efficiënte bedrijfsvoering
6. Zorg voor het personeel

 

Aanpak: Oorspronkelijk zou de samenwerking zich beperken tot enkele PIOFAH-taakvelden, maar in de loop van 2006 is besloten om alle beleids- en uitvoerende taken te laten uitvoeren door één gezamenlijke ambtelijke organisatie in de vorm van een gemeenschappelijke regeling conform de Wgr. De totstandkoming is begeleid door het adviesbureau WagenaarHoes.

Uniek in dit model is dat ieder van de 3 colleges van b&w als opdrachtgever worden ondersteund door een kleine ambtelijke bestuursstaf, bestaande uit enkele beleidsregisseurs en een controller, geleid door de gemeentesecretaris. Hun belangrijkste taak is de politieke wensen en ambities van het gemeentebestuur te vertalen naar opdrachten aan de BEL Combinatie. Ook bewaken zij de voortgang van de lopende projecten en werkzaamheden. Ieder jaar sluiten de drie gemeentelijke opdrachtgevers een dienstverleningsovereenkomst met de opdrachtnemer, de BEL Combinatie, die geleid wordt door een directeur. De BEL Combinatie verzorgt als ambtelijke werkorganisatie namens de 3 gemeenten diensten aan de burgers, ondernemers en maatschappelijke instellingen van de BEL-dorpen.

In 2007 is eerst een kwartiermaker benoemd (dhr. Meine Bruinsma) die de nieuwe werkorganisatie moest opzetten. Na de zomer van 2008 is de verandermanager Coen Aalders benoemd als directeur van de BEL Combinatie. De organisatie heeft de jaren daarna een intensief transitietraject doorlopen om eerst 'in control' en later 'professioneel en klantgericht' te worden. In 2011 is de bestuurskracht van de 3 BEL-gemeenten opnieuw gemeten. Uit die bestuurskrachtmetingen is gebleken dat elk van de drie gemeenten in die jaren sterker is geworden in de samenwerking. Daarnaast heeft ieder voor zich zijn bestuurskracht aantoonbaar verstevigd. De transitie is afgesloten met de organisatie van een landelijk BEL-congres op 3 februari 2012, waarin de BEL-bestuurders hun ervaringen, ideeën en toekomstverwachtingen hebben gedeeld met collega bestuurders. Per 4 februari 2012 is Inge van Zon benoemd als directeur van de BEL Combinatie.

 

De GR is per 1-1-2013 voor het eerst gewijzigd. De belangrijkste wijziging  is het besluit dat de secretarissen als adviseur aanwezig zijn bij de vergaderingen van zowel het DB als het AB. Dit om de secretarissen beter de verantwoordelijkheid voor de uitvoerbaarheid van besluiten te kunnen laten nemen en om de burgemeesters beter te kunnen adviseren. Daarnaast is besloten om de secretarissen en de directeur nadrukkelijker gezamenlijk te laten opereren in de aansturing en bedrijfsvoering door een zogenoemd bedrijfsvoeringoverleg in te stellen. Daarbij komt het DB meer op afstand te staan, doordat meer zaken worden overgelaten aan de directeur (in afstemming met de secretarissen). 

 

Financiële gevolgen: Hoewel het lastig te zeggen wat de kosten van de voorbereiding van de samenwerking tussen Blaricum, Eemnes en Laren zijn geweest. Wel kunnen hierover wel een aantal opmerkingen gemaakt worden:
1. Allereerst is in het geval van de BEL-gemeenten geen sprake van een volledige herindeling, maar van intensieve samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. Dit maakt dat een aantal van de kosten, waarvan wel sprake is bij een klassieke herindeling, nu niet aan de orde zijn. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om:
• extra wachtgelden voor personeel en bestuurders;
• extra verkiezingen;
• beëindigen van gemeenschappelijke regelingen;
• naamswijzingen.
De totale kosten voor het project zijn lager uitgevallen dan in het geval van herindeling. Op basis van de beschikbare cijfers en gegevens is ingeschat dat de voorbereidingskostenvoor samenwerking tussen de 4,0 en 7,0 miljoen euro hebben bedragen.

Het feit dat het gaat om verregaande samenwerking, in plaats van een herindeling, maakt overigens dat de uitkeringen uit het Gemeentefonds voor de drie afzonderlijke gemeenten even hoog blijven als ze nu zijn. Er is dus geen sprake van compensatie in de vorm van de maatstaf herindeling, maar ook niet van beperking van de uitkering door de gevolgen van een herindeling. De voorbereidingskosten konden niet worden gedekt vanuit de maatstaf herindeling. Er is vooraf door de besturen ook niet ingezet op een kostenreductie, maar op het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening. Dit heeft ook aantoonbaar plaatsgevonden op basis van de resultaten van de bestuurskrachtmetingen in 2011.

 

Tips:

Wel doen:
 0-meting vastleggen om resultaten objectief te verantwoorden
 * meting conform opzet 0-meting na enkele jaren om behaalde resultaten te meten
 * blijvend veel investeren in het creëren van draagvlak bij besturen en  ambtenaren
 * samen het model ontwerpen met ambtenaren, colleges en raden
 * investeren in ontwikkeling nieuwe competenties ambtenaren en bestuurders (opdrachgever/opdrachtnemerschap - professionaliteit - communicatie - taakvolwassenheid)
 * quick wins doorvoeren
* stap voor stap verbeteren (blijf het bos zien);
 * toetsing van model en proces door 'onafhankelijke' experts

Niet doen:
* besparingen te vroeg inboeken --> systematisch verbeteren kost eerst geld
* samenwerkingsmodel als doel op zich beschouwen --> telkens checken of uitgangspunten nog kloppen
* denken dat Groter altijd Beter is
* formaliteiten boven resultaten stellen --> als het niet kan zoals het moet, moet het maar zoals het kan
* breken met het verleden --> ga uit van historisch perspectief

 

Juridische vorm: Gemeenschappelijk Openbaar Lichaam (Publiek recht WGR), de GR is per 1-1-2013 gewijzigd, de samenstelling van het AB is gewijzigd in die zin dat de colleges gezamenlijk het AB vormen. Dit uit oogpunt van gelijke betrokkenheid, kennis en informatie van alle collegeleden.

 

Organisatorische vorm: Totale personele bundeling op formele basis bij gemeenschappelijke regeling of gemeente (integratiemodel: nieuwe afzonderlijke organisatie-eenheid of publieke outsourcing model Ten Boer)

 

 

 

Hoe waardeert u dit praktijkvoorbeeld?